Procurement: Komponen, Jenis, dan Prosesnya di Restoran

Procurement adalah proses pengadaan atau persediaan barang yang diperlukan oleh suatu bisnis, termasuk bisnis restoran dalam mencapai tujuan tertentu.

Proses procurement melibatkan berbagai langkah, mulai dari identifikasi kebutuhan, pencarian supplier, hingga manajemen persediaan dengan tujuan memberikan kualitas produk terbaik.

Pasalnya, menjaga kualitas makanan melalui persediaan bahan baku yang baik perlu dijunjung tinggi oleh setiap restoran sebagai cara meningkatkan kepuasan pelanggan.

Maka dari itu, mari simak penjelasan selengkapnya tentang procurement dalam bisnis restoran di bawah ini.

Apa itu Procurement?

Dalam bisnis F&B, procurement adalah aktivitas pengadaan barang atau bahan baku mentah sesuai dengan kebutuhan restoran.

Aktivitas ini mencakup analisis kebutuhan restoran, mencari pemasok bahan baku yang berkualitas baik, negosiasi, proses transaksi, hingga pencatatan riwayat pengadaan.

Procurement adalah proses yang dapat membantu bisnis restoran menemukan vendor atau pemasok dengan harga kompetitif.

Di samping itu, proses procurement juga berperan untuk menjaga hubungan baik antara Anda sebagai pemilik bisnis dan perusahaan yang telah memiliki akuntabilitas.

Baca Juga: Mengenal Sistem Manajemen Rantai Pasokan dalam Restoran

Perbedaan Procurement dan Purchasing

Jika arti procurement adalah proses pengadaan atau pembelian barang, lantas apa bedanya dengan purchasing yang juga berarti pembelian?

Secara umum, perbedaan dari kedua istilah tersebut terletak pada cakupan prosesnya. Seperti yang sudah dijelaskan, cakupan procurement cukup luas, sedangkan purchasing hanya mencakup transaksi saja.

Komponen Procurement

Terdapat tiga komponen utama dalam proses procurement, yaitu people, process, dan records. Berikut masing-masing penjelasannya:

• People: Jumlah orang yang terlibat dalam proses tersebut. Jumlahnya sendiri bisa berbeda antara restoran satu dengan yang lainnya.
• Process: Perencanaan proses dengan baik dari awal hingga akhir agar kebutuhan restoran dapat terpenuhi secara optimal.
• Records/paperworks: Pencatatan, bisa dilakukan secara digital maupun manual. Yang terpenting, semua data bisa tersimpan dengan baik.

Jenis-Jenis Procurement

Setidaknya, procurement terbagi menjadi empat jenis. Penjelasan mengenai masing-masing jenis procurement adalah sebagai berikut:

• Direct procurement: Proses ini mencakup penyediaan bahan baku yang dibutuhkan restoran untuk memproduksi barang jadi.
• Indirect procurement: Pengadaan barang-barang operasional yang tidak berkaitan langsung dengan produk, misalnya mesin kasir.
• Goods procurement: Penyediaan barang berwujud fisik, namun termasuk keperluan aplikasi restoran.
• Service procurement: Proses yang berhubungan dengan layanan pihak eksternal yang diperlukan oleh restoran.

Baca Juga: Memahami Tahapan dalam Proses Manajemen Rantai Pasokan

Proses Procurement dalam Bisnis Restoran

Beberapa langkah yang umumnya terlibat dalam proses procurement dalam bisnis restoran adalah sebagai berikut:

1. Identifikasi Kebutuhan

Proses ini mencakup penentuan jenis dan jumlah bahan makanan yang dibutuhkan untuk produksi menu restoran serta peralatan memasak yang dibutuhkan.

2. Pencarian Pemasok

Kemudian, restoran juga perlu mencari pemasok yang menyediakan bahan baku dengan kualitas baik serta menawarkan harga kompetitif.

3. Negosiasi dan Penawaran

Setelah mendapatkan pemasok, Anda pun perlu melakukan negosiasi dengan beberapa pemasok untuk mendapatkan harga paling kompetitif.

4. Pemesanan

Jika sudah menemukan pemasok yang pas, maka restoran bisa melakukan pembelian barang sesuai dengan kuantitas yang diperlukan.

5. Penerimaan

Barang yang sudah diterima dari pemasok perlu melewati proses pengecekan bahwa pesanan sudah sesuai dengan permintaan.

6. Pembayaran

Mengatur pembayaran pada pemasok sesuai dengan kesepakatan.

7. Penyimpanan dan Manajemen Persediaan

Bahan baku yang diterima akan disimpan kemudian dilakukan pencatatan secara akurat untuk mencegah kehabisan stok.

Berbicara mengenai proses persediaan bahan baku restoran, kini Anda tidak perlu lagi melakukan pengolahan secara manual, lho.

Ya, dengan menggunakan aplikasi POS Runchise yang telah dilengkapi dengan fitur Supply Chain Management, Anda dapat melakukan manajemen pengadaan barang secara lebih mudah.

Anda bisa mengatur pengadaan barang di seluruh outlet yang dilakukan secara terpusat melalui satu platform online, mulai dari pemesanan bahan baku, pengiriman, hingga barang diterima.

Tertarik menggunakan Runchise? Yuk, jadwalkan demo secara gratis dengan tim kami!

Baca Juga: Apa itu Akuntabilitas? Pengertian, Prinsip, dan Kunci