Pentingnya Sistem Procurement Untuk Keberlangsungan Bisnis Kuliner

Procurement, atau pengadaan, adalah proses perolehan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh suatu organisasi. Proses ini mencakup segala aktivitas mulai dari identifikasi kebutuhan, pencarian pemasok, negosiasi harga, hingga penerimaan barang atau jasa. Sistem procurement yang efektif adalah kunci keberlangsungan bisnis yang efisien dan kompetitif.

Apa itu Sistem Procurement?

Sistem procurement adalah serangkaian proses, prosedur, dan teknologi yang digunakan untuk mengelola aktivitas pengadaan. Sistem ini bertujuan untuk memastikan bahwa organisasi mendapatkan barang atau jasa yang tepat, dengan kualitas yang baik, harga yang kompetitif, dan dalam waktu yang tepat.

Mengapa Sistem Procurement Penting?

1. Efisiensi Biaya:
   
   
   • Pengurangan biaya: Dengan melakukan negosiasi yang efektif dan memilih pemasok yang tepat, perusahaan dapat menekan biaya pengadaan.
   • Optimalisasi penggunaan anggaran: Sistem procurement yang baik memungkinkan perusahaan untuk mengalokasikan anggaran secara efisien.
2. Peningkatan Kualitas:
   
   
   • Standarisasi kualitas: Dengan menetapkan standar kualitas yang jelas, perusahaan dapat memastikan bahwa semua barang atau jasa yang diperoleh memenuhi persyaratan.
   • Peningkatan kinerja: Kualitas barang atau jasa yang baik akan berdampak positif pada kinerja perusahaan secara keseluruhan.
3. Pengurangan Risiko:
   
   
   • Mitigasi risiko keterlambatan: Sistem procurement yang baik dapat meminimalkan risiko keterlambatan pengiriman barang atau jasa.
   • Pengurangan risiko kerusakan: Dengan melakukan pemeriksaan kualitas yang ketat, perusahaan dapat mengurangi risiko kerusakan barang.
4. Transparansi:
   
   
   • Jejak audit: Sistem procurement yang baik memberikan jejak audit yang jelas sehingga memudahkan dalam melacak setiap transaksi.
   • Mencegah korupsi: Transparansi dalam proses pengadaan dapat mencegah terjadinya tindakan korupsi.
5. Hubungan yang Baik dengan Pemasok:
   
   
   • Kemitraan jangka panjang: Sistem procurement yang baik dapat membangun hubungan yang baik dengan pemasok.
   • Akses ke inovasi: Pemasok yang baik dapat memberikan informasi tentang produk atau teknologi terbaru.

Komponen Utama Sistem Procurement

• Perencanaan: Identifikasi kebutuhan, pembuatan permintaan pembelian, dan pembuatan anggaran.
• Sumber: Pencarian dan evaluasi pemasok potensial.
• Negosiasi: Negosiasi harga, syarat pembayaran, dan kondisi pengiriman.
• Pemberian pesanan: Pembuatan dan pengiriman pesanan pembelian.
• Penerimaan: Penerimaan barang atau jasa dan verifikasi terhadap pesanan pembelian.
• Pembayaran: Pemrosesan tagihan dan pembayaran kepada pemasok.

Tantangan dalam Implementasi Sistem Procurement

• Kompleksitas: Proses procurement seringkali melibatkan banyak pihak dan tahapan yang kompleks.
• Teknologi: Memilih dan mengimplementasikan teknologi yang tepat untuk mendukung sistem procurement membutuhkan investasi yang signifikan.
• Sumber daya manusia: Dibutuhkan sumber daya manusia yang kompeten untuk mengelola sistem procurement.

Untuk mengatasi tantangan dalam mengelola sistem procurement, banyak perusahaan, terutama di sektor kuliner, beralih ke solusi berbasis teknologi seperti Runchise. Runchise adalah platform manajemen restoran yang menawarkan berbagai fitur untuk mengoptimalkan proses operasional, antara lain:

• Manajemen inventori: Memudahkan dalam melacak persediaan bahan baku dan mencegah kekurangan stok.
• Procurement payment: Terima pembayaran via Runchise (dengan metode: Virtual Account, Kartu Kredit, QRIS, dan lain-lain) untuk pengadaan bahan baku franchisee Anda.
• Chat dan riwayat: Dengan menggunakan fitur chat dan riwayat, tidak ada lagi pesanan yang terlewat.‍
• Laporan keuangan: Menyediakan laporan keuangan yang komprehensif untuk memantau kinerja keuangan bisnis.

Sistem procurement yang efektif adalah fondasi bagi keberlangsungan bisnis. Dengan menerapkan sistem procurement yang baik, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan kualitas produk atau jasa. Sistem manajemen seperti Runchise dapat menjadi solusi yang tepat untuk membantu bisnis, terutama bisnis kuliner, dalam mengelola proses procurement secara lebih efektif dan efisien. Jadwalkan demo dengan Runchise di sini.