Sedang Menghadapi Komplain dari Customer? Begini Tipsnya!

Bisnis kuliner, meskipun menjanjikan, tak luput dari berbagai rintangan. Salah satu yang paling sering dihadapi adalah komplain dari customer. Keluhan ini bisa beragam, mulai dari rasa makanan yang tidak sesuai ekspektasi, layanan yang kurang memuaskan, hingga masalah kebersihan dan kenyamanan tempat.‍

Jenis-jenis Komplain Customer:

• Masalah Rasa dan Kualitas Makanan: Rasa yang tidak sesuai ekspektasi, porsi yang kurang, makanan yang tidak fresh, dan lain sebagainya.
• Pelayanan yang Kurang Memuaskan: Lama waktu tunggu, staf yang kurang ramah, pesanan yang tertukar, dan lain sebagainya.
• Kebersihan dan Kenyamanan Tempat: Tempat makan yang kotor, meja yang lengket, toilet yang tidak terawat, dan lain sebagainya.

Mengubah Komplain Customer Menjadi Peluang:

Komplain customer bagaikan dua sisi mata uang dalam bisnis kuliner. Di satu sisi, komplain bisa menjadi gangguan dan merusak citra bisnis. Di sisi lain, komplain juga merupakan kesempatan untuk belajar dan meningkatkan kualitas layanan.

Langkah-langkah Menghadapi Komplain Customer:

1. Tetap Tenang dan Ramah

• Sambut customer dengan senyuman dan dengarkan keluhan mereka dengan penuh perhatian.
• Hindari menunjukkan sikap defensif atau terpancing emosi.
• Tunjukkan empati dan pengertian terhadap situasi customer.

2. Validasi Keluhan Customer

• Ulangi keluhan customer dengan kata-kata Anda untuk menunjukkan bahwa Anda memahami keluhan mereka.
• Gunakan kalimat seperti "Saya mengerti kekecewaan Anda" atau "Saya mohon maaf atas ketidaknyamanan yang Anda alami."

3. Tawarkan Solusi

• Segera tawarkan solusi yang tepat dan sesuai dengan keluhan customer.
• Berikan beberapa pilihan solusi agar customer merasa dihargai.
• Pastikan solusi yang ditawarkan realistis dan dapat diimplementasikan.

4. Lakukan Tindak Lanjut

• Pastikan solusi yang ditawarkan telah menyelesaikan masalah dan customer merasa puas.
• Lakukan follow-up dengan customer melalui telepon, email, atau media sosial.
• Tanyakan apakah mereka masih memiliki keluhan atau saran untuk improvement.

Mencegah Komplain Customer:

• Jaga Kualitas Produk dan Layanan: Pastikan makanan yang disajikan memiliki rasa yang lezat dan kualitas yang baik. Berikan pelatihan kepada staf untuk memberikan layanan yang ramah dan profesional.
• Jaga Kebersihan dan Kenyamanan Tempat: Pastikan tempat makan selalu bersih dan rapi. Ciptakan suasana yang nyaman dan menyenangkan bagi customer.‍
• Minta Feedback Customer: Berikan kesempatan kepada customer untuk memberikan feedback dan saran. Gunakan feedback tersebut untuk meningkatkan kualitas produk dan layanan Anda.

Tips Tambahan:

• Gunakan "Saya" daripada "Anda": Hindari kalimat yang menyalahkan customer, seperti "Anda seharusnya..." Gunakan kalimat seperti "Saya akan..." untuk menunjukkan komitmen Anda dalam menyelesaikan masalah.
• Berikan Kompensasi: Jika komplain customer cukup serius, pertimbangkan untuk memberikan kompensasi seperti voucher makan gratis, diskon, atau pengembalian uang.
• Dokumentasikan Komplain: Catat detail komplain customer, termasuk nama, tanggal, waktu, dan isi keluhan. Gunakan informasi ini untuk meningkatkan kualitas layanan dan mencegah komplain serupa di masa depan.

Komplain customer adalah hal yang wajar dalam bisnis kuliner. Menghadapi komplain dengan tepat dan profesional dapat membantu menjaga citra positif bisnis Anda. Penerapan solusi modern seperti Runchise QR Dine In dapat membantu dalam meningkatkan kualitas layanan Anda, serta memberikan pengalaman yang lebih memuaskan bagi customer untuk mengurangi waktu tunggu dan antrian pada saat memesan makanan. Hubungi Runchise untuk penjelasan lebih lanjut mengenai fitur QR Dine In.